OBJETIVO Y ALCANCE:

Establecer las condiciones y términos de seguridad y confidencialidad mediante los cuales se recopila, se resguarda, se suprime y se utiliza los datos personales de los CLIENTES, estableciendo directrices para que los titulares de los datos puedan ejercer los derechos establecidos bajo las leyes que regulan la protección de datos personales.

Incluye y aplica a todos los procesos asistenciales, comerciales y administrativos de MÁ MATERNITY. en donde se registren datos personales o información del CLIENTE.


RESPONSABLES:

Gerencia, Director de Mercadeo, Web Master y auxiliares de mercadeo serán los responsables de velar por la seguridad y el correcto uso de los datos personales de los CLIENTES de MÁ MATERNITY


MARCO LEGAL

  1. Ley 1581 de 2012 
  2. Artículo 10 del Decreto 1377 de 2013

   

RECOPILACIÓN DE DATOS

Para realizar el proceso de venta, MÁ MATERNITY necesita obtener la siguiente información de los clientes: 

⦁    Nombres completos

⦁    Apellidos completos

⦁    Número del documento de identificación:

⦁    Número de la cédula de ciudadanía para los mayores de edad.

⦁    Número de pasaporte o cédula de extranjería para población extranjera.

⦁    Fecha de nacimiento

⦁    Dirección de residencia

⦁    Ciudad de residencia

⦁    Número celular de contacto

⦁    Correo electrónico 

⦁    Género


MÁ MATERNITY solo registra y conserva los datos o cualquier información del CLIENTE siempre y cuando este la suministre de manera voluntaria.


Otros casos en los cuales se registra  y se conserva la información de manera voluntaria del cliente es cuando:

⦁    Reclamaciones

⦁    Inscripción a newsletter

⦁    Solicitud de información por parte del cliente a través de las redes sociales, formularios de contacto digital en la página web y correo electrónico

⦁    Inscripción a través de formularios en redes sociales (Facebook e Instagram)


TIPOS DE BASES DE DATOS

 Bases de datos con información personal clientes:

 1.    CONTACTO PAGINA WEB: 

  1. COMPRAS A TRAVES DE MÁ MATERNITY.COM.CO
  2. REDES SOCIALES
  3. VENTAS MOSTRADOR

 

 CANALES PARA LA ATENCIÓN PQRF

 

⦁    Correo electrónico

⦁    Página Web o Formulario de contacto

⦁    Línea móvil

⦁    Líneas de atención punto de venta

⦁    Whatsapp

⦁    Redes Sociales (Facebook e Instagram)

 Bases de datos con información personal: 1

 CUSTODIA DE LA INFORMACIÓN

Todos los datos digitales son custodiado en la nube y el servidor de respaldo de la pagina web.

 UTILIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN

MÁ MATERNITY solo utiliza la información que suministran los clientes para las siguientes actividades:

⦁    Lanzamiento nuevas colecciones

⦁    Campañas de comunicación para reportar novedades, promociones, temas de interés  y estrategias comerciales.

La información que custodie MÁ MATERNITY no se compartirá con ningún tercero natural o jurídico no autorizado, de acuerdo con la legislación y la jurisprudencia vigente; no obstante, podrá compartirse o suministrarse información con las autoridades judiciales o administrativas que en ejercicio de sus atribuciones legales lo soliciten o con autoridades sanitarias.

MANEJO DE DATOS SENSIBLES

Queda prohibido para todos los trabajadores, colaboradores directos e indirectos la divulgación de datos, que según la Constitución Nacional de Colombia, sean considerados como sensibles, tales como preferencia política, afiliación sindical, origen racial y étnico, orientación sexual, convicciones religiosas, datos biométricos o de salud, etc; los cuales están sometidos a reserva y confidencialidad.

Los datos que los clientes suministren nunca estarán publicados en sitios de internet de acceso público, ni en ningún otro medio de comunicación masiva.

Las políticas y procedimientos contenidos en el presente manual aplican a las bases de datos que maneja la MÁ  MATERNIITY cuyo período de vigencia se prolongará por todo el tiempo en el que MÁ MATERNITY desarrolle su objeto social.

NEGACIÓN A LA UTILIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN

Si el CLIENTE no está de acuerdo con que MÁ MATERNITY utilice o comparta su información personal para los fines anteriormente descritos en la política, debe manifestarlo a través de un correo electrónico a online@mamaternity.com

ACTUALIZACIÓN DE DATOS PERSONALES DE LOS CLIENTES

 El CLIENTE puede actualizar los datos a través del envío de un correo electrónico a online@mamaternity.com.co, en los puntos de venta o a través de formularios de actualización de datos.

SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD

MÁ MATERNITY cuenta con el apoyo tecnológico y el recurso humano idóneo que le permite garantizar a sus CLIENTES que la información almacenada en la plataforma de la MÁ MATERNITY, cumple con estándares de calidad y control que evita el acceso no autorizado de terceras personas a esta información garantizando así absoluta confidencialidad.


CAMBIOS EN LA POLITICA DE PRIVACIDAD

MÁ MATERNITY puede realizar modificaciones y cambios a esta política en cualquier momento y lo notificara a través de la página web www.mamaternity.com.co


DERECHOS Y CONDICIONES DE LEGALIDAD EN EL TRATAMIENTO DE DATOS


Derechos de los titulares de los datos: El titular de los datos personales tendrá derecho a:

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables y encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley.
  3. Ser informado por el responsable o encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
  4. Presentar ante La Superintendencia de industria y comercio, quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento.
  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o el encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la constitución.
  6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

 

DEBERES DE MÁ MATERNITY EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

MÁ MATERNITY tendrá presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente, y respetando en todo caso la Ley 1581 de 2012 sobre protección de datos personales.

De conformidad con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 MÁ MATERNITY se compromete a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes en lo relacionado con en el tratamiento de datos personales:

  1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  2. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  3. Realizar oportunamente, esto es en los términos previstos en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012, la actualización, rectificación o supresión de los datos.
  4. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012.
  5. Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad o detalles del dato personal.
  6. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
  7. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
  8. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  9. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la SUPERSALUD, la Superintendencia de Industria y Comercio y el Ministerio del trabajo y protección social.

 

CONSULTAS

MÁ MATERNITY garantizará el derecho de consulta, suministrando a sus empleados, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

 

Para la atención de solicitudes de consulta de datos personales MÁ MATERNITY garantiza:

  1. Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes. Para tal fin pone a disposición de los clientes el correo electrónico usodedatos@mamaternity.com.co
  2. Establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, mismos que deben ser informados en el aviso de privacidad.
  3. Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que tiene en operación. En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

 

RECLAMOS

De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, el Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

  1. Si el reclamo recibido no cuenta con información completa que permita darle trámite, esto es, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. Si por alguna circunstancia MÁ MATERNITY recibe un reclamo que en realidad no debería ir dirigido contra él, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
  2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos que mantiene MÁ MATERNITY una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
  3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.


IMPLEMENTACIÓN DE PROCEDIMIENTOS PARA GARANTIZAR EL DERECHO A PRESENTAR RECLAMOS

En cualquier momento y de manera gratuita los empleados podrán solicitar a MÁ MATERNITY la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales, previa acreditación de su identidad. Los derechos de rectificación, actualización o supresión únicamente se podrán ejercer por:

⦁    El titular o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad, o a través de instrumentos electrónicos que le permitan identificarse.

⦁    Su representante, previa acreditación de la representación. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada. La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los medios habilitados por MÁ MATERNITY señalados en el aviso de privacidad y contener, como mínimo, la siguiente información:

1. El nombre y domicilio del titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta 2. Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante.

  1. La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos.
  2. En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.


SUPRESIÓN DE DATOS

El titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a MÁ MATERNITY la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:

  1. Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.
  2. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
  3. Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por MÁ MATERNITY. Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:

  1. Las solicitudes de supresión de la información no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
  2. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
  3. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

En caso de resultar procedente la cancelación de los datos personales, MÁ MATERNITY debe realizar operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información.


REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN

Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal. Para ello, MÁ MATERNITY deberá establecer mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al titular revocar su consentimiento, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó.

 Se deberá tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse. La primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que MÁ MATERNITY deba dejar de tratar por completo los datos del titular; la segunda, puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. Con la segunda modalidad, esto es, la revocación parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del tratamientos que el responsable, de conformidad con la autorización otorgada puede llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo.

Por lo anterior, será necesario que el titular al momento elevar la solicitud de revocatoria consentimiento a MÁ MATERNITY, indique en ésta si la revocación que pretende realizar es total o parcial. En la segunda hipótesis se deberá indicar con cuál tratamiento el titular no está conforme. Habrá casos en que el consentimiento, por su carácter necesario en la relación entre titular y responsable por el cumplimiento de un contrato, por disposición legal no podrá ser revocado.

Los mecanismos o procedimientos que MÁ MATERNITY establezca para atender las solicitudes de revocatoria del consentimiento no podrán exceder los plazos previstos para atender las reclamaciones conforme se señala en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.


DISPOSICIONES FINALES

Identificación del Responsable del Registro y Tratamiento de datos personales:

MÁ MATERNITY. es una empresa de carácter privado. NIT: 805.017.550-0 ubicada en la carrera 37 No. 10 – 303 Oficina A5 Edificio No.2, piso 2, de la ciudad de Cali.. Correo electrónico: online@mamaternity.com.co, pagina web www.mamaternity.com.co .

 

Solicitud

De acuerdo con la ley 1581 de 2012 y el artículo 10 del decreto 1377 de 2013 MÁ MATERNTIY solicita a todos sus clientes en general su consentimiento para seguir dando el tratamiento a los datos de registro con las finalidades estipuladas en su política de privacidad y uso de información de datos personales que puede ser consultada en nuestra página de internet www.mamaternity.com.co/politica-de-privacidad.

Para los titulares que consideran que la empresa no debe utilizar o compartir su información personal para los fines descritos en la política debe manifestarlo por escrito al correo usodedatos@mamaternity.com.co

En caso de no recibir ninguna observación dentro de los treinta días siguientes a la publicación de esta solicitud, entenderemos que estamos autorizados a continuar con el registro, tratamiento y uso de ellos, en los términos señalados en esta política y para los fines señalados, sin perjuicio de la facultad de los titulares de requerirnos en cualquier momento la eliminación de los datos conforme a la ley

 

 


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